En una empresa existen muchas personas trabajando en diferentes puestos para diferentes proyectos, cada uno de ellos tiene una razón de ser que aunque no la entendamos al 100%, cumple con una función fundamental para el éxito del negocio.
En esta ocasión me gustaría poner en perspectiva el impacto de la ausencia de uno de los roles más mencionados y quizá (debatiblemente) menos entendidos en el ambiente laboral, los Administradores De Proyecto (de ahora en adelante ADP). Espero el siguiente supuesto relato les ayude a entender esta responsabilidad, imaginemos que esa persona de repente no existe:
Son las 7:00 horas de una fresca mañana de enero y la cafetera ya está hirviendo un delicioso café de Veracruz que Javier (un prometedor Ingeniero de producción) dejo programado para disfrutar durante su desayuno. “Hoy va a ser un excelente día” piensa Javier, el día de hoy correrá un “batch” de mil piezas muestra para un cliente que en caso de ser aceptadas significarían un incremento en ventas para su empresa y potencialmente una promoción de puesto.
Mientras maneja hacia la planta de manufactura Javier repasa todas las actividades que tiene para su corrida, su responsabilidad empieza en el correcto diseño de la pieza y depende de la perfecta ejecución del equipo de producción (validada por el equipo de calidad) y termina con él envió a tiempo del contenedor con las piezas muestra. Su primera junta es con el supervisor de producción, ingeniería de calidad y coordinador de embarques con el objetivo de estar de acuerdo con la ejecución del día, mientras los cuatro personajes están sentados notan que un lugar queda vacío pero no logran recordar quien debería de ocupar ese lugar (en nuestro supuesto el ADP se desvaneció sin dejar rastro alguno en las memorias de las personas) sin darle más importancia comienzan con su junta.
En este momento Javier tiene la sensación de desvanecerse de su silla pero gracias a ese café pudo sostenerse y decir:
¿Cómo que no se apartó la línea para este proyecto? Recuerdo que alguien estaba encargado de la logística pero no estoy muy seguro quien. ¿Qué podemos hacer?
Si solo alguien hubiera dado seguimiento a este requerimiento con todas las partes involucradas e informarnos de algún contra tiempo -Piensa Javier-. Él se apresura a la oficina del gerente de operaciones para exponer su caso:
Javier nunca había tenido una relación con la gerencia de producción y pedir un favor de esta magnitud no sería algo sencillo. Si solo alguien tuviera influencia para negociar y hacer una excepción por nuestra causa. En este momento el decide ir con el departamento de finanzas para solicitar presupuesto y negociar armar una línea extra para su corrida.
Si solo alguien hubiera mantenido en línea el presupuesto, no tendría que pedirle a mi jefe que busque esa cantidad por mi -Javier se lamenta-. Para su buena suerte el jefe de Javier pudo conseguir la excepción y se abrió la línea de producción para su proyecto, no sin antes poner oficialmente el proyecto en números rojos.
Son las 15:00 horas y la producción va al 30% si se continua con este ritmo es probable que se logre embarcar a tiempo. Esto es ¡EXCELENTE! Ahora solo falta validar la calidad de nuestra producción, para esto requerimos mandar los resultados de las pruebas iniciales al equipo de Brasil (3 horas delante).
-Javier piensa- en qué momento se nos olvidó considerar esta restricción y aparte unirlos a la junta de la mañana.
-Si solo hubiera existido un plan con fechas y presupuestos que consideraran a todas las personas claves, si tuviera la capacidad de influenciar los diferentes departamentos para la conveniencia de nuestro proyecto no tendría que lidiar con todos estos problemas, ¿por qué no existe alguien que haga esto?-
20:30’ sale la última pieza de la línea de producción, Javier sonríe y se dice a si mismo mientras ve los positivos resultados de calidad “Bienvenida mi promoción”. El cargamento se entrega en el área de embarques a las 20:50 y se recibe por el coordinador:
Javier: Gracias, ojalá existiera una persona que fuera la pieza clave para garantizar el correcto funcionamiento de un proyecto, no sé cómo podemos trabajar así -respira profundo-.
Todos los roles dentro de una empresa son clave y no se puede tener éxito si excluimos unos u otros, este blog tiene el objetivo de resaltar la importancia del ADP y cómo impacta negativamente en el tiempo, dinero y calidad no tener una buena administración.
“TalentMind cuenta con programas de educación para administradores de proyectos en sus diferentes fases de maduración (desde principiantes hasta avanzados) que ofrecen la oportunidad de aprender de profesionales con experiencia”.
El participante aprenderá a manejar proyectos laborales y personales de una manera sistematizada usando técnicas y herramientas innovadoras usadas en la actualidad en empresas de alto desempeño. La naturaleza de este curso es práctica por lo cual los participantes deberán de ir preparados a trabajar en equipo y a entregar resultados derivados de casos de uso cotidianos en varias industrias.